الفصل العاشر

جامعة الأقصى

كلية العلوم الإدارية والمالية

إدارة المبيعات

الفصل العاشر

 

إعداد: أ/ سيف شعبان عاشور

محتويات الفصل العاشر

ميزانية المبيعات

 

  المقدمة

×   مفهوم ميزانية المبيعات.

×   تحضير ميزانية المبيعات.

×   العوامل المؤثرة في ميزانية المبيعات.

×   أنواع ميزانية المبيعات.

 

 

 

ميزانية المبيعات

 

  المقدمة:

إن أحد المسؤوليات العليا لمدير المبيعات هي تحضير ميزانيات المبيعات والإرشاد نحو الأهداف الموضوعة لإدارة المبيعات.  إن ميزانية المبيعات هي عبارة عن خطة مالية للمبيعات توضح الأسلوب الذي تضخ فيه الموارد وقوى البيع التي تحتاج للوصول إلى مستوى المبيعات المتوقعة.

 

×   مفهوم ميزانية المبيعات

v    تعريف ميزانية المبيعات:

 أنها مجمل الدخل المتحقق من بيع جميع المنتجات (سلع، أو خدمات) وكذلك تتعلق بالجوانب الأخرى للأعمال وأن ميزانية المبيعات تأتي بعد التنبؤ بالمبيعات.

إن إدارة المبيعات تحتل النقطة المحورية والمركزية لكافة إجراءات تحديد الميزانية للمنظمة، والسبب أنها ذات علاقة وثيقة بكافة أنشطة المنظمة التي تتبع لها، فالمبيعات والإيراد الكلي المتوقع يأتي من الأشكال المتنوعة للمنتجات المباعة.

إن ميزانية المبيعات تؤثر على عاملين أو وظيفتين أساسيتين هما المالية والإنتاج بسبب أن هاتين الوظيفتين ذات علاقة مباشرة بالمبيعات.

v   أغراض ميزانية المبيعات:

1.    التخطيط:  أن تنبؤات المبيعات تنجز بالأخص المهام وتحدد الخدمات التي تحتاجها لدعم المبيعات إن هذه المهام يجب أن تحدد بدقة وكذلك تقديرات الكلف يجب أن تحدد من قبل  مدير المبيعات ضمن فترة زمنية محددة.

2.    التنسيق:  إن تنبؤات المبيعات لها تأثير حقيقي على ربحية المنظمة، إن التنبؤات يجب أن تكون متفاعلة ومتكاملة مع الأنشطة التسويقية الأخرى والميزانية المالية. 

3.    الرقابة:  إن ميزانية المبيعات تنظم المكانة المالية للمنظمة في السوق من خلال تقييم النتائج الفعلية ومقارنة هذه النتائج بما هو مخطط ضمن ميزانية المبيعات.

v    أهمية ميزانية المبيعات: 

إن ميزانية المبيعات تعتبر دليل لتحديد الأموال يجب أن تخصص للبيع والتوزيع وأحياناً للإعلان والتسويق لذلك فإنها تحتل أهمية كبرى ضمن ميزانيات المنظمة ويمكن توضيح أهمية ميزانية المبيعات من خلال الأهداف التي تسعى لتحقيقها:

1.    ميزانية المبيعات تضع أهداف واقعية ستساعد المنظمة على صنع الأرباح وبالتالي تحقيقها.

2.    ميزانية المبيعات الجيدة تمثل دليل للمنظمة فيما يتعلق بالمبيعات المستهدفة ويجب أن تكون مرنة وقابلة للتغيير حسب تغييرات السوق  ودرجة عدم الاستقرار.

3.    ميزانية المبيعات يجب أن لا تضع الكثير من القيود على وظائف المبيعات وقوى البيع داخل المنظمة.

4.    ميزانية المبيعات تمثل خطة مالية لمبيعات المنتجات (سلع وخدمات) العائدة للمنظمة.

5.    ميزانية المبيعات تمثل القاعدة التي تتضمن جميع القرارات المالية للمنظمة فيما يتعلق بالمبيعات المأخوذة.

6.    ميزانية المبيعات تسيطر على فرص المبيعات العامة للمنظمة وكذلك نفقات الاتصالات التسويقية، مواقع الانترنت، الإعلان، والأنشطة الإعلامية الأخرى المخططة والتي توضع في ميزانية المبيعات.

v   منافع ميزانية المبيعات:

1.    ميزانية المبيعات تساعد على توزيع السلع والخدمات في كلف يطلق عليها الكلف الفعالة.

2.    ميزانية المبيعات تساعد لإبقاء اتفاق الأنشطة التسويقية ضمن الحدود الدقيقة والمشار إليها في الميزانية.

3.    ميزانية المبيعات تعتبر عامل رقابي على الأداء المتحقق وذلك قياساً بما هو مخطط وتشخص الاختناقات وإيجاد الحلول اللازمة لها.

4.    ميزانية المبيعات تساعد على تحديد مختلف المصروفات والإنفاق المتعلقة بيع وتسويق مختلف المنتجات.

5.    ميزانية المبيعات تساهم في تقييم فعالية أقسام إدارة المبيعات والأقسام الأخرى الداعمة والمساعدة لها.

6.    ميزانية المبيعات تساعد على التغلب على التعقيدات والتحديدات التي تظهر في أثناء عملية التنفيذ.

v   قصور ميزانية المبيعات:

على الرغم من الأهمية والمنافع التي تقدمها ميزانية المبيعات للمنظمة، إلا أنها لا تخلو من بعض أوجه القصور التي تواجه هذه الميزانية وكما موضح:

a.    إن ميزانية المبيعات لا تستطيع أن تتوقع الاتجاهات المستقبلية من الأحداث أو الظروف وهو قد لا يقبل بسهولة من قبل كافة العاملين داخل المنظمة.

b.    تستبعد ميزانية المبيعات الإنفاق ذا المردود أو العائدات على الأمد البعيد، مثل الإنفاق على الترويج أو الإعلان الذي يكون ذا تأثير ليس آني بل قد يأخذ فترة زمنية أطول قد تكون أكثر من سنة.

c.     إعداد ميزانية المبيعات عملية معقدة وتأخذ وقت أكثر من اللازم من قبل الإدارة لإعدادها.

d.    تعتبر ميزانية المبيعات ضمن الخطط قصيرة الأجل لأنها على الأكثر تغطي سنة واحدة، وهي بذلك عكس التخطيط الاستراتيجي الذي يتسم بكون طويل الأجل.

 

 

 

×   تحضير ميزانية المبيعات:

v   مبادئ تحضير ميزانية المبيعات

إن تحضير ميزانية المبيعات تعتبر من أولويات مهام مدير المبيعات، والتي تتطلب حشد الموارد المتجمعة والمتاحة وكذلك خطط الربحية.  هناك عدة أسس أو مبادئ لا بد أن تتبع من أجل التحضير الجيد لميزانية المبيعات:

1.    التنبؤ الدقيق لظروف السنة القادمة والتي تبدأ لفترة تنبؤ المبيعات، أي بمعنى تحديد الفترة التي تتضمنها عملية التنبؤ بالمبيعات، المؤشرات العامة لاحتمالية الظروف السائدة في تلك الفترة.

2.    إن التباين الذي يظهر دائماً يجب أن يكون واضح ودقيق يمكن ملاحظته أثناء تنفيذ مفردات الميزانية وفقاً للتوقيتات الزمنية المحددة في الخطة، وهذا التباين يمكن أن يظهر في الرواتب، نفقات البيع المباشر، الخصومات، مكافئات رجال البيع، وسائل الترويج وكذلك مؤشرات الانجاز.

3.    تحديد أهداف المبيعات وكذلك أغراض الاتصالات ووسائلها، الأمر الذي يتطلب مساهمة العاملين ومساعدتهم في تحديد الهداف البيعية وكذلك فيما يتعلق بالمفردات الواردة في عملية وضع الميزانية والإجراءات المتعلقة في إعدادها.

4.    يجب تحديد كافة الفرص السوقية بشكل واضح وكذلك الموارد المتاحة التي يجب أن توضح في مفردات الميزانية وأن تضع في أوجهة خاصة بها.

5.    أن أساس تحضير الميزانية هو تحديد قوى البيع والموارد المتعلقة بالأنشطة المستهلكين، خطوط الإنتاج، والمبيعات المحلية والإقليمية.

6.    تحديد آلية تنفيذ الميزانية من خلال اعتبار النتائج هي المرشد على التطبيق الصحيح لهذه الميزانية.

 

 

v  إجراءات تحضير ميزانية المبيعات:

إن تحضير ميزانية المبيعات تتطلب العديد من الإجراءات والتي لا بد من إتباعها من أجل الإعداد الصحيح لهذه الميزانية لقد تم تحديد تلك الإجراءات بما يلي:

1.    المبيعات المتوقعة: وتتضمن تحديد ما يلي:

a.    حجم المبيعات المتوقعة.

b.    توزيع حجم المبيعات على نقاط البيع.

c.     حجم المبيعات الفعلية السابقة.

2.    ميزانية المبيعات:  وتتضمن تحديد ما يلي:

a.    ميزانية قسم المبيعات.

b.    ميزانية الإنتاج.

c.     الميزانيات الإدارية.

3.    الميزانية النقدية: وتتضمن تحديد ما يلي:

a.    الإيرادات.

b.    نفقات.

4.    ميزانية الربح: وتتضمن تحديد ما يلي:

a.    النفقات.

b.    الإيرادات.

v   خطوات إعداد ميزانية المبيعات:

إن ميزانية المبيعات تعتبر من أهم الميزانيات(أو الموازنات) وتعتبر القاعدة الأساسية لوضع بقية الموازنات الأخرى، فإنه يجب إعطاء الأهمية القصوى والعناية لمسألة الإعداد الصحيح، وهذا لا يتم إلا من خلال العديد من الخطوات المتعاقبة أو المتسلسلة.  إن تسلسل الخطوات هذا لا بد أن يقترن بالظروف المحيطة بالمنظمة، الداخلية، الخارجية، التي ترافق عمل المنظمة.  إن هذه الخطوات يمكن إيجازها بما يلي:

1.    تقييم كافة المتغيرات والعوامل المؤثرة على أنشطة المنظمة وخاصة فيما يتعلق بالمبيعات.

2.    وضع الأهداف الخاصة بالأنشطة البيعية.

3.    وضع الإستراتيجية المتعلقة بإدارة المبيعات والأنشطة السائدة لها.

4.    تحديد البرامج التنفيذية ورصد الميزانية المالية لها.

5.    القيام بعملية التنبؤ بالمبيعات لتحديد حجم المبيعات المتوقعة.

6.    تحديد معايير قياس الأداء ومدى مطابقته او إنحرافه عما هو مخطط ضمن الموازنة الخاصة بالمبيعات.

7.    تحديد حصة المبيعات المتوقعة للمنظمة في السوق.

8.    توزيع تلك الحصة على نقاط البيع وفقاً لمؤشرات الطلب السابقة.

 

×   العوامل المؤثرة في ميزانية المبيعات

يمكن حصرها بثلاثة مجاميع أساسية من العوامل والقوى هي:

1.    العوامل الداخلية: وتتضمن العديد من العوامل التي تؤثر في عملية إعداد وتحضير ميزانية المبيعات، ومن هذه العوامل:

a.    الإمكانيات المادية والبشرية المتوفرة.

b.    مؤشرات المبيعات السابقة للوقوف على التباين الذي قد يحدث بين فترة زمنية وأخرى.

c.     توزيع المبيعات على نقاط البيع التابعة للمنظمة، مستوى التباين في المبيعات حسب نقاط البيع.

d.    توزيع نقاط البيع الجغرافي، محلياً، إقليمياً، دولياً، ومدى التباين في المبيعات على كل مستوى من هذه المستويات الثلاثة.

e.    الوسائل الترويجية المستخدمة للتأثير على المبيعات، ومستوى الإنفاق وتوزيعه، ومدى تأثير كل وسيلة.

f.       توزيع قوى البيع على نقاط البيع، ومدى تناسبه مع حجم المبيعات في كل نقطة.

g.    دراسة نمو المنظمة ومعرفة مدى تطوره في الأجل القريب والبعيد.

1.    العوامل الخارجية:  وهي عبارة عن تلك العوامل أو القوى الخارجية ذات التأثير المباشر وغير المباشر على عملية البيع وتتضمن ما يلي:

a.    مؤشرات نمو الطلب خلال الفترات السابقة واحتماليه في المستقبل.

b.    الظروف المؤثرة  على طلب المستهلكين والتغييرات التي تحدث في حاجاتهم، ورغباتهم وأذواقهم، إضافة للمؤشرات السلوكية الأخرى.

c.     المؤشرات الاقتصادية المؤثرة على الطلب والمبيعات والمتعلقة: بالحالة الاقتصادية، التضخم، النمو، الانتعاش، الكساد، الدخل القومي، دخول الأفراد والقوة الشرائية لهم، مستويات الأسعار السائدة.

d.    التطورات التكنولوجية وأثرها على طرق الإنتاج، تطوير المنتجات، المنتجات الجديدة، ووسائل الاتصال.

e.    حجم المنافسة وإمكانيتها المادية والبشرية، نوع المنتجات المنافسة، نقاط البيع المنافسة وتوزيعها الجغرافي، أساليب ووسائل التأثير على الطلب والمبيعات المستخدمة، أسعار المنافسين.

f.       دراسة مدى تطور الصناعة التي تنتمي إليها المنظمة ومعرفة مدى تطور الانتاج الصناعي وحصة المنظمة في السوق.

g.    دراسة التطور التجاري للصناعة التي تنتمي إليها المنظمة، حجم الصادرات، حجم الواردات.  وأثرها على الطلب والمبيعات لمنتجات المنظمة.

h.    طبيعة المنتج وتصنيفه سواء كان منتج(سلعة) ضروري أو كمالي.

2.    العوامل الموسمية: وهي عبارة عن تلك الظروف أو القوى التي تؤدي إلى خلق موسمية الطلب:

a.    تقلبات الطلب الموسمية وتأثيرها على المبيعات.

b.    مدى ارتباط منتجات المنظمة بالطلب الموسمي.

c.     قدرة المنظمة على مواجهة التقلبات الموسمية على المبيعات، من مجارة الطلب والتكييف له من الارتفاع أو الانخفاض.

 

 

 

 

 

 

×   أنواع ميزانية المبيعات

إن ميزانية المبيعات (الموازنة التقديرية) تتخذ أشكالاً مختلفة وتؤثر تلك الأشكال في كيفية تحضيرها وتنبؤها. إن ما تتضمنه الميزانية التقديرية للمبيعات يختلف من منظمة إلى أخرى وفقاً للمؤشرات التالية:

·        حجم المنظمة وطبيعة أنشطتها.

·        مدى تعامل المنظمة بتشكيلة واسعة من المنتجات.

·        مدى التغطية الجغرافية في الأسواق أو المناطق.

·        حجم المبيعات المتوقعة وكيفية توزيعها على نقاط البيع.

·        حصص المبيعات وفقاً للمناطق الجغرافية ونقاط البيع.

·        الأهداف البيعية المراد الوصول إليها وتفصيل تلك الأهداف.

·        مستوى الأرباح المتوقعة المراد الوصول إليها لكل منطقة بيع أو إشباع الأسواق بالمنتجات.