جامعة
الأقصى
كلية
العلوم الإدارية والمالية
نظرية
المنظمة
الفصل
التاسع
إعداد: أ/ سيف شعبان عاشور
الفصل
التاسع
الرقابة
المبحث
الأول
مفهوم
الرقابة وأهميتها
أولاً:
مفهوم الرقابة:
مفهوم
الرقابة: هي عملية مستمرة لمقارنة
الانجازات الفعلية بالعمليات المخططة سواء أكانت هذه الفعاليات جملة أم تفصيلاً
واتخاذ الإجراءات والتوجيهات اللازمة لذلك.
ثانياً: أهمية الرقابة:
تكمن
أهمية الرقابة والحاجة إليها بوصفها إحدى الوظائف الإدارية الرئيسة. فالمنظمة باعتبارها الوحدة الاجتماعية الهادفة،
تمارس مهمات وأدوار مختلفة لتحقيق الأداء المطلوب، وغالباً ما تواجهها عند قيامها
بذلك الانحرافات الايجابية والسلبية قياساً بالخطط التي تعتمدها المنظمة لتحقيق
أهدافها. فقد يكون الانحراف الذي تفرزه
عملية الرقابة مقصوداً(ايجابياً) أو غير مقصود (سلبياً) تبعاً لطبيعة المتغيرات
التي تملي مثل هذه المواقف لذلك لا بد من وجود نظام رقابي فعال وكفوء يقوم على
أساس تمكين المنظمة من تنفيذ خططها.
المبحث
الثاني
عناصر
الرقابة وأنواعه
أولاً: عناصر الرقابة:
1.
تحديد المعايير
الموضوعية: تمثل أهمية
وضع المعايير أو المؤشرات القياسية الخطوة الأولى في عملية الرقابة السليمة، وتنبع
المعايير من الخطط المعتمدة ذاته. وقد ركز
التقليديون على ضرورة اعتماد معايير صارمة ومحددة للقياس لا يجوز للمرؤوسين
تجاوزها إطلاقاً، وإما ينبغي اعتمادها والالتزام بها بشكل دقيق. وهناك أنواع عديدة من المعايير أهمها ما
يأتي:
a.
المعايير
الكمية: وهي المؤشرات القابلة للقياس كمياً مثل: الإعداد، والأحجام، والمبالغ.
b.
المعايير
النوعية: وتمثل الصفات التمييزية
والاعتيادية مثل الجودة ودرجة المطابقة والملائمة والمذاق.
c.
المعايير الزمنية: وهي المعايير التي تعتمد وحدة الزمن أساساً
للقياسات الموضوعية مثل: عدد الساعات، أو الأيام.
d.
المعايير
المالية: وتمثل المؤشرات التي تعتمد على
الوحدة النقدية مثل: الكلف، والإيرادات
والعائد على الاستثمار.
2.
قياس الأداء
الفعلي(أو المتحقق):
تستلزم وظيفة الرقابة قياس الأداء الفعلي(أو المتحقق) سواء قبل التنفيذ
المتكامل للفعالية الفنية أو الإدارية أو أثنائها، أو بعدها. وتعد ممارسة القياس الفعلي للأداء من خلال
التنبؤ بما سيكون عليه الواقع الفعلي مستقبلاً حالة متطورة في أداء فعالية
الرقابة. وتعد الإجراءات المتخذة لتصيح
الأداء قبل الانتهاء من تنفيذ الخطط أسلوباً من ((الرقابة الوقائية)) (أو القبلية،
أو السابقة، أو المانعة)، هذا بالمقارنة مع فعاليات الرقابة التي تتم خلال أو
أثناء الأداء والتي يطلق عليها مسمى ((الرقابة المتزامنة))، وهي ذات أثر كبير في
تجاوز الانحرافات قبل وقوعها.
3.
مقارنة الأداء
المتحقق بالمعايير الموضوعة: تؤلف عملية المقارنة خطوة منطقية لاحقة في
عملية الرقابة، لأن توافر المعايير القياسية والأداء المتحقق فعلاً يتيح إمكانية
المقارنة بين الاثنين للكشف عن الانحرافات الحاصلة بين المخطط والمتحقق فعلاً ومن
خلال المقارنة يمكن التوصل إلى تحديد الانحرافات الحاصلة في الأداء والتي قد تكون سلبية
أو إيجابية وتعني الحالة الإيجابية الزيادة المتحققة في الأداء قياساً بما محدد
أصلاً في الخطط والمعايير المنبثقة عنها.
4.
تشخيص أسباب
الانحراف: وفي ضوء
المقارنة بين الأداء الفعلي والمخطط فإنه لا بد من العمل على تشخيص أسباب
الانحرافات أو الابتعاد عن الخطط والمعايير المنبثقة عنها. ويشمل ذلك تحديد المسؤولية عنها على صعيد
تقسيمات المنظمة، والأفراد ، وكذلك تحديدها حسب أنواع موارد المنظمة( بشرية، مادية،
مالية، معلومات)، وحسب العمليات التحويلية.
5.
اتخاذ
الإجراءات التصحيحية:
يؤلف اتخاذ الإجراءات التصحيحية الخطوة الأخيرة في عملية الرقابة بشكل
فعال، سيما وأن تحديد الانحرافات وتشخيص أسبابها يعطي لمتخذ القرار القدرة على
اتخاذ الإجراءات المطلوب قبل التنفيذ المتكامل للفعالية المعنية، أو الإجراء
العلاجي، الذي يتمثل بمعالجة الآثار الناشئة عن الانحراف بعد تنفيذ الخطط.
ثانياً: أنواع الرقابة:
1.
الرقابة
التنظيمية: تعد
الرقابة التنظيمية من أكثر أنواع الرقابة استخداماً في المنظمات المختلفة والتي
توضع رسمياً من قبل الإدارة المعنية وتأخذ عادة شكل أهداف أو خطط أو سياسات. وتمارسها الأجهزة المختصة في المنظمة عن طريق
رقابة تنفيذ الموازنات، أو التحليل المالي للأداء المتحقق، أو قياس الإنتاجية. كما أن السبل الكفيلة بمعالجة الانحرافات
الحاصلة من الخطط يمكن أن تعالج حسب الأسلوب الإيجابي المتضمن مختلف أنواع الحوافز
المادية والمعنوية، الفردية والجماعية، أو عن طريق استخدام الأساليب السلبية
كاللوم، ولفت النظر، أو الإجراءات الأكثر تشدداً.
2.
رقابة الجماعة
الصغيرة: يقصد
بــ(رقابة الجماعات) ممارسة الأداء الرقابي من قبل الأفراد بصورة غير رسمية عن
طريق جماعات العمل التي تشكل التزامات تقع على عاتق الأفراد العاملين. وتتم هذه الرقابة عن طريق الملاحظة الشخصية. كما يتم من خلالها تعديل الانحرافات بالأسلوب
الإيجابي عن طريق الموافقة على بقاء عضواً في الجماعات الصغيرة أو توليه مركزاً
قيادياً فيها. أو بالأسلوب السلبي في
المعالجة فيتم عن طريق تعليق العضوية أو العزل أو السلوك العدائي أو الرفض من
الجماعة.
3.
الرقابة
الذاتية: وهي تتضمن
الالتزامات الذاتية للأفراد في رقابة أدائهم بشكل شخصي وبوازع من الضمير أو الإحساس
الضمني بضرورة متابعة الانجازات المتحققة من قبلهم.
المبحث الثالث
خصائص نظام الرقابة الناجح
خصائص نظام الرقابة الناجح منها:
أولاً: الملائمة:
لا
يتحقق نجاح أي نظام للرقابة إلا إذا اتسم بلائمته مع طبيعة الأنشطة التي تؤديها
المنظمة من ناحية وانسجامه مع حجمها من ناحية أخرى إذا غالباً ما تحتاج المنظمات
الكبيرة إلى نظم الرقابة اعقد من الأنظمة الرقابية في المنظمات الأصغر.
ثانياً: المرونة:
ينبغي
أن يتسم نظام الرقابة لمرونة عالية لكي يتوافق ويتكيف مع المتغيرات الداخلية
للمنظمة، والمتغيرات الخارجية(البيئية).
فجمود أنظمة الرقابة يعني عدم قدرتها على التكييف مع المتغيرات المستمرة
والظروف غير المتوقعة.
ثالثاً: الوضوح:
من
المستلزمات الأساسية لنجاح نظام الرقابة الفاعل والكفوء أن يكون واضحاً وسهل الفهم
من قبل جميع المسئولين عن تطبيقه. لذلك
يجب أن تتوافر لدى الأفراد المعنيين بتنفيذه القدرة على استيعابه بشكل واضح والإحاطة
بنتائجه. هذا إضافة إلى توافر الاختصاصات
والمؤهلات المطلوبة لدى القائمين عليه.
رابعاً: السرعة في اكتشاف الانحراف:
تؤدي
السرعة في التنبؤ بالانحرافات أو اكتشافها قبل وقوعها إلى تسهيل وتذليل المشكلات
والعقبات الناجمة عن الانحرافات وكلفها والأنظمة الناجحة للرقابة قادرة على اتباع
الأساليب الوقائية لمعاجلة الانحرافات المتوقعة قبل حصولها، وبالتالي تقليل كلفة
عمليات المنظمة وتمكينها من بلوغ أهدافها.
خامساً: الاقتصاد في الكلفة:
تظهر
كفاءة وفاعلية أنظمة الرقابة بشكل عام من خلال الاقتصاد بالكلف الناجمة عن أداء
فعالية الرقابة. إذ ينبغي أن تكون
المردودات، أو المنافع المتحققة أكبر من الكلف الناجمة عن تنفيذ نظام الرقابة وإلا
أصبح النظام غير اقتصادي في الاستعمال.
سادساً: إمكانية تصحيح الانحرافات:
تتجلى
فاعلية وكفاءة نظام الرقابة من خلال إمكانية تصحيح الانحرافات بعد تحديد الأسباب
التي أدت إلى حصولها وإمكانية اتخاذ
الإجراءات الوقائية أو التصحيحية بشأنها.
سابعاً: التغذية العكسية:
تكمن
أهمية التغذية العكسية في تمكين نظام الرقابة الناجح من معرفة مدى تقبل البيئة
لمخرجات النظام والتعرف من خلالها على ردود الفعل المتخصصة بشأنها ثم اتخاذ
الإجراءات التي تحقق استمرار التفاعل الهادف بين المنظمة والبيئة التي تعمل بها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق