جامعة
الأقصى
كلية
العلوم الإدارية والمالية
إدارة
المبيعــات
الفصـل
الثالث
إعداد:
أ/ سيف شعبان عاشور
محتويات
الفصل الثالث
تنظيم
المبيعات
المقدمة
× تنظيم
المبيعات: المفهوم والأٍسباب
× إجراءات
تنظيم المبيعات
× أهداف
وفوائد تنظيم المبيعات
× أسس
تنظيم إدارة المبيعات
أولاً: تنظيم المبيعات:
مفهوم
التنظيم: يعرف على
أنه التوليفة لإجراء النظام وتوزيع الأعمال بين الأفراد أو العاملين وتجميع
الأنشطة في مجموعات وإسناد كل منها إلى إدارة خاصة، قسم أو وحدة عمل، وكذلك تحديد
العلاقات الرأسية والأفقية ووضع الهيكل التنظيمي وتوصيف الوظائف وتحديد الصلاحيات
والمسؤوليات، وتبسيط إجراءات العمل بهدف الوصول إلى الأهداف المحددة بأقل تكلفة ووقت.
أسباب
التنظيم للمبيعات:
1.
زيادة وتنوع
المنتجات التي تتعامل بها إدارة المبيعات.
2.
حجم الزبائن
الذين تتعامل معهم إدارة المبيعات ومقدار الزيادة في إعدادهم خلال فترة زمنية.
3.
اتساع المناطق الجغرافية
التي يتم خدماتها بمنتجات المنظمة.
4.
دخول مناطق
بيعية جديدة.
5.
الانسحاب من
مناطق بيعية كانت قائمة.
6.
استحداث نقاط
بيعية جديدة في مناطق مختلفة.
7.
دخول قطاعات المنافسة
لتحقيق ميزة تنافسية.
8.
الحاجة لتوظيف
عناصر بشرية كفؤة بيعية جديدة.
9.
التطور
التكنولوجي وأثره على وسائل الاتصال.
10.
طبيعة العوامل
الداخلية والخارجية التي تؤثر على تحقيق أهداف إدارة المبيعات.
11.
إستراتيجية
وأهداف إدارة المبيعات.
12.
تحقيق الإدارة
الجماعية.
13.
قصر دورة حياة
المنتجات.
ثانياً:
إجراءات تنظيم المبيعات:
لديها
العديد من الإجراءات لتنظيم المبيعات ومنها ما يلي:
أ.
إجراءات ما قبل
التنظيم.
a.
تحديد الأهداف.
b.
تحديد خطة
العمل.
c.
تحديد الوحدات
أو الأقسام التي يتكون منها الهيكل التنظيمي.
d.
تحديد
المستويات الإدارية.
e.
تحديد
الصلاحيات والمسؤوليات.
ب.
تنظيم قوى
البيع.
a.
تحديد أهداف
القوى البيعية.
b.
تحديد
الصلاحيات والمسؤوليات للقوى البيعية.
c.
تحديد العلاقات
الرأسية والأفقية لقوى البيع.
ت.
إعداد الهيكل
التنظيمي:
a.
تصميم الهيكل
التنظيمي.
b.
إصدار الدليل
التنظيمي.
أ.
إجراءات ما قبل
التنظيم.
a.
تحديد الأهداف: إن الإدارة سيكون لديها المعلومات الكافية عن
ما محيط من عوامل مؤثرة على تحقيق الأهداف وأن هذه المعلومات سوف يتم الاعتماد
عليها عند التنظيم ورسم الهيكل التنظيم، لذلك تعتبر الأهداف دليل العمل ومرشداً له
وأن تحقيقها يعتبر معياراً مهماً لتقييم أداء التنظيم والعاملين من قوى بيعية.
b.
تحديد خطة
العمل: يجب أن تكون الخطة واضحة ومحددة، وهذه الخطة
تلعب دوراً مهماً في تنظيم أنشطة البيع، فمثلاً إذا كانت الخطة لتحقيق أهداف إدارة
المبيعات في زيادة عدد النقاط البيعية وأن هذا الهدف سوف يؤثر على الهيكل التنظيم
لهذه الإدارة.
c.
تحديد الوحدات
أو الأقسام التي يتكون منها الهيكل التنظيمي: تقوم إدارة المبيعات بتوصيف الوظائف التي يجب
أن تكون في الهيكل التنظيمي وطبيعة العلاقات وتحديد موقعها ومواصفاتها ومؤهلات
الأفراد المراد تعينهم داخل الهيكل التنظيمي، وكلما كان عدد الوحدات كبيراً في
الهيكل التنظيمي فإنه يُتصف بالتشعب، وتظهر الحاجة بشكل أكبر إلى عملية التنسيق
وتحديد التكامل والتفاعل والعلاقات، الرئيس والمرؤوس وغيرها.
d.
تحديد
المستويات الإدارية:
يتم تقسيم الإدارات إلى ثلاث مستويات هي: (الإدارة العليا- الإدارة الوسطى-
الإدارة الدنيا). هذا التقسيم يحدد من هو الرئيس ومن هم المرؤوسين اللذين يصبح
لديهم المعلومات الكافية عن الجهة التي يرجعون إليها وتكون لهم بمثابة مرجعية في
تلقي واستلام الأوامر والتعليمات وكيفية تنفيذها. هذا التقسيم يساهم في: 1.تحديد
وحدة الأوامر والقيادة. 2. تحديد طبيعة
الصلاحيات كل إدارة ومسؤولياتها. 3.
طبيعة عمل كل إدارة والإطار الذي يتحرك فيه.
4. تحدد العلاقات الرأسية والأفقية.
e.
تحديد
الصلاحيات والمسؤوليات:
يتم تحديد الصلاحيات استناداً لفلسفة الإدارة ومدى تبنيها لمفهوم المركزية
أو عدم المركزية في الإدارة أو أي شكل آخر يجمع ما بين النوعين من النمط
الإداري. فإذا كانت إدارة المبيعات تعتمد
مفهوم المركزية الإدارية فإن جميع الصلاحيات تكون محصورة بها وبالتالي فإن جميع
القرارات تنحصر بإدارة واحدة أو شخص واحد أما إذا كانت تتبع مفهوم اللامركزية
الإدارة فإن القرارات تأخذ من قبل أكثر من جهة استناداً للصلاحيات المخولة لها،
أما إذا كانت تدمج ما بين المفهومين (المركزية
واللامركزية الإدارية) فإن القرارات لدى مدير المبيعات حصراً و بينما القرارات
الأخرى توزع حسب الصلاحيات على الأقسام والوحدات داخل هذه الإدارة استناداً لبيئة
وطبيعة العمل.
ب.
تنظيم قوى
البيع: يتم من خلال:
a.
تحديد أهداف
القوى البيعية: يكون حسب المناطق التي يعملون فيها
والحصص البيعية المستهدفة كلاً حسب ما خطط له ضمن ميزانية المبيعات.
b.
تحديد
الصلاحيات والمسؤوليات للقوى البيعية: تعمل إدارة المبيعات على تحديد الصلاحيات
والمسؤوليات كل فرد يعمل في هذه الإدارة لكي يعرف حدود ونطاق عمله ومن المسؤول عنه
ومقدار المرونة الممنوحة له للتحرك ضمن عمله وهذا بالتحديد يكون بالغ الأهمية لعدم
التدخل بأعمال الآخرين.
c.
تحديد العلاقات
الرأسية والأفقية لقوى البيع: تعتبر إجراءات تحديد العلاقات ما بين الإدارة
العليا والإدارات الأخرى من الإجراءات المهمة التي تقوم بها كل إدارة ومنها إدارة
المبيعات، على اعتبار أن مدير المبيعات هو الجهة المسؤولة الأولى عن أنشطة
المبيعات داخل المنظمة وبالتالي فهو يمثل رأس هذه الإدارة.
ت.
إعداد الهيكل
التنظيم:
a.
تصميم الهيكل
التنظيمي: يعد
الانتهاء من تحديد الأهداف، توصيف الوظائف، تحديد الصلاحيات والمسؤوليات، تحديد
نوعية العلاقات الرأسية والأفقية، تجميع الأعمال وتقسيمها، تقوم إدارة المبيعات
بتمثيل ذلك في هيكل تنظيمي يقسم استناداً إلى ذلك عدد الإدارات، الأقسام، وحدات
العمل، حدود العمل.
b.
إصدار الدليل
التنظيمي: يعد تصميم
الهيكل التنظيم تقوم إدارة المبيعات بإصدار دليل يتضمن الهيكل التنظيمي مع شرح
موجز لكل إدارة فيه يعتبر هذا الدليل ذات أهمية بالنسبة للعاملين.
ثالثاً: أهداف وفوائد تنظيم المبيعات:
أهداف
تنظيم المبيعات:
1.
التكيف للعوامل
الخارجية والداخلية المؤثرة على عمل إدارة المبيعات.
2.
تحديد حدود
وإطار عمل كل إدارة وعامل في إدارة المبيعات بالشكل الذي يمنع التداخل والازوداجية
بين الوظائف أو العاملين.
3.
توصيف الوظائف
من خلال وصف للمهام التي تضطلع بها كل وظيفة.
4.
تحديد المؤهلات
اللازمة لشغل تلك الوظائف مما يساعد على اختيار وتعيين قوى البيع.
5.
القضاء على
التشويش من البيئة الداخلية والخارجية.
6.
تحديد تخصص
الإدارات، الأقسام، الوحدات والأفراد.
7.
تحديد العلاقات
ما بين العاملين والإدارات المختلفة داخل التنظيم.
8.
مراقبة وتحضير
العاملين في مختلف المستويات الإدارية داخل إدارة المبيعات.
9.
المساعدة على
تحديد مجال عمل كل قسم ضمن إدارة المبيعات في الأسواق المستهدفة.
10.
يساعد على
انسيابية العمل بشكل يمكن من مواجهة المنافسين والصمود أمامهم.
11.
يساعد إدارة
المبيعات على التنويع في أعمالها من خلال تنوع المنتجات أو الأسواق والمناطق.
فوائد
تنظيم المبيعات:
ليس
العبرة بأن تقوم إدارة المبيعات بتنظيم أعمالها وإنما المهم أن يكون هذا التنظيم
ناجح وفعال لذلك فإن التنظيم الجيد له فوائد متعددة وبالتالي فإنه يجب أن يحقق ما
يلي:
1.
تحديد أنشطة
وأعمال الإدارة والعاملين فيها.
2.
توصيف الأنشطة
والأعمال بشكل جيد ودقيق.
3.
تحديد
الصلاحيات والمسؤوليات.
4.
تحديد
الاختصاصات والمؤهلات المطلوبة.
5.
تحقيق مستوى من
الإشراف والمتابعة.
6.
تحقيق الإشراف
الجيد.
7.
وضع الشخص
المناسب في المكان المناسب.
8.
تحديد الرئيس
والمرؤوسين.
9.
تجميع الأعمال
أو الأنشطة وتقسيمها.
10.
منع التداخل
والتضارب والازدواج في الأعمال.
11.
يسهل عملية
الرقابة والمتابعة.
12.
تقليل التكاليف
والجهد.
13.
تحفيز
العاملين.
14.
توظيف رجال
البيع اللذين يمتلكون المهارات المطلوبة.
15.
يساعد العاملين
على تلبية حاجات الزبائن بشكل كفوؤ.
16.
تحقيق الاتصال
بشكل سهل أو سلس.
17.
استلام الأوامر
والتعليمات بالسرعة المطلوبة.
18.
إيصال
المعلومات للإدارة العليا بسرعة.
19.
يسهل عملية
تحقيق الأهداف.
20.
يسهل عملية
تطبيق البرامج والقواعد.
21.
يتصف بالمرونة
والتكييف للعوامل البيئية المختلفة مما يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها.
تأثير تنظيم المبيعات:
يؤثر تنظيم المبيعات على الأنشطة المختلفة داخل
إدارة المبيعات ويمكن توضيح ذلك من خلال الشكل التالي:
تنظيم
المبيعات
|
|
رابعاً:
أسس تنظيم إدارة المبيعات:
1.
التنظيم
الجغرافي.
2.
التنظيم
السلعي.
3.
التنظيم وفق الزبائن.
4.
التنظيم
الوظيفي.
a.
التنظيم حسب
وسائل الاتصال.
b.
التنظيم
المركب.
1.
التنظيم
الجغرافي: ويعتبر هذا التنظيم من أبسط طرق التنظيم التي
تعتمدها إدارة المبيعات وإن هذا النوع من تقسيم الأنشطة يتطلب توفر معلومات لدى
رجال البيع عن جميع المنتجات التي تتعامل بها وبالتالي يقوم رجال البيع بالاتصال
بجميع أنواع الزبائن الذين يشترون أو تهمهم هذه المنتجات باختلاف أشكالها.
فوائد هذا التنظيم:
هذا النوع من التنظيم يعتبر من
التنظيمات السهلة ولا تحتاج إلى الكثير من الجهود وبنفس الوقت يجعل من رجال البيع
يعملون في نطاق المنطقة الواحدة وهنا يفضل اختيار وتعيين رجال البيع من سكنة نفس
المنطقة للأسباب التالية والتي تعتبر أيضاً من فوائد هذا التنظيم:
أ.
تقليل تكاليف
السفر والإقامة والسكن.
ب.
المعرفة بطبيعة
المنطقة وكيفية التوزيع الديمغرافي للسكان.
ت.
المعرفة بخصائص
المستهلكين (العادات، التقاليد، الأنماط الاستهلاكية، وغيرها).
ث.
معرفة
المنافسين ومؤشرات الطلب.
مشاكل
هذا التنظيم:
أ.
صعوبة إيصال
المعلومات والقرارات بالسرعة الممكنة.
ب.
صعوبة التعرف
على حركة المبيعات.
ت.
تباعد
النقاط البيعية عن بعضها ومع مركز المنظمة
أيضاً.
ث.
عدم تمكن رجال
البيع من امتلاك جميع المعلومات اللازمة عن المنتجات التي يتعاملون بها.
2.
التنظيم
السلعي:
يعتمد هذا النوع من التنظيم من قبل المنظمات التي تنتج وتبيع تشكيلة واسعة من
المنتجات وبكميات كبيرة، وتتصف منتجاتها بالتعقيد أو سرعة التلف مما يتطلب إيصالها
بشكل مباشر للأسواق. وبالنسبة للسلع
المعقدة وذات التقنيات العالية التي تحتاج لنصب وتشغيل وخدمات متعددة قبل وبعد
البيع ويتطلب الأمر لبعض المنتجات في هذه النوعية أن تكون لديهم معلومات هندسية
أساسية تتعلق بأمور فنية محددة كنصب والتشغيل والصيانة، إن هذه السلع تتطلب تقديم
مستوى عالي من الخدمات للزبائن من قبل رجال البيع.
فوائد هذا التنظيم:
أ.
يجعل من قوى
البيع متخصصين في التعامل مع المنتجات ذات التقنية العالية الأمر الذي يكسبهم خبرة
ودراية بها خصائصها ومميزاتها، والخدمات المرافقة لتقديمها سواء قبل أو بعد البيع.
ب.
يلزم قوى البيع
من تقديم خدمات متطورة وجديدة ترضي الزبائن.
ت.
يجعل من إدارة
المبيعات وقوى البيع أكثر قدرة على السيطرة والمراقبة على تدفق هذه المنتجات من
المصنع إلى السوق ومن السوق إلى الزبائن ذو العلاقة بهذه المنتجات.
ث.
يجعل من قوى
البيع أكثر احترافية في فن بيع هذه المنتجات.
مشاكل
هذا التنظيم:
أ.
أنه يتطلب
تكاليف أكبر من التنظيم الجغرافي.
ب.
تخصص رجال
البيع بمنتجات محددة يجعلهم غير قادرين على تزويد الزبائن المعلومات عن المنتجات
الأخرى.
ت.
زيادة الجهد
المبذول من قبل رجال البيع الأمر الذي يؤدي إلى رفع التكاليف وهذا بدوره ينعكس على
الأسعار النهائية لهذه المنتجات.
ث.
صعوبة السيطرة
على مثل هذا النوع من التنظيم قياساً بالتنظيمات الأخرى.
ج.
المستهلك يبذل
المزيد من الجهد والوقت للحصول على أكثر من منتج من نفس نقطة البيع.
3.
التنظيم حسب
الزبائن: من الممكن أن يكون المستهلكين النهائيين تجار
(جملة، تجزئة) وكلاء بيع، سماسرة فهؤلاء المستهلكين يحتاجون إلى كمية كبيرة من
الاحتياجات فإنها تتطلب من إدارة المبيعات باعتماد أسلوب التنظيم على أساس الزبائن
بهدف تسهيل العمل وتقليل وقت الانتظار للزبائن لتقديم أفضل الخدمات في الوقت
المطلوب. وإن اختلاف الزبائن من الناحية
السلوكية والشخصية يتطلب من رجال البيع حسن التعامل معهم والمعرفة الدقيقة لطلبات
هؤلاء الزبائن وما يفضلونه.
فوائد
هذا التنظيم:
أ.
سهولة تلبية
رجال البيع لحاجات ورغبات الزبائن.
ب.
المنظمة تستطيع
الحصول على مصادر أفضل عن القطاعات السوقية التي يحصل التنافس فيها.
ت.
يستطيع رجال
البيع تحديد ردود أفعال الزبائن اتجاه المنتجات المقدمة وحسب القطاعات وفئات
الزبائن.
ث.
يتعرف رجال
البيع بسهولة على المشاكل التي تواجه الزبائن ويعملون على حلها بالسرعة الممكنة.
مشاكل
هذا التنظيم:
أ.
إن إدارة
وتوجيه الجهود البيعية لمختلف الزبائن يتطلب جهوداً كبيرة وخبرة عالية.
ب.
يتطلب من رجال
البيع الخبرة والقدرة العاليتين في كيفية التعامل مع شرائح مختلفة من الزبائن وهذا
يتطلب من الإدارة أن تعمل على تدريب وتأهيل قوى البيع وإكسابهم المهارات
والمعلومات الكافية في كيفية التعامل والاستجابة لطلب الزبائن.
ت.
يتطلب من رجال
البيع التعرف وبشكل دقيق على كامل خط المنتج بأشكاله المختلفة.
4.
التنظيم
الوظيفي: إن عمل إدارة المبيعات وفقاً لهذا التنظيم
يتضمن مهارات وقدرات آلية خاصة، لأن الهيكل التنظيم سيتم تقسيمه استناداً لطبيعة
الوظيفة، وكل وظيفة بحاجة لشخص مسؤول إليها ويكون متخصص بأعمال الوظيفة، وكذلك
الحاجة لعاملين متخصصين. أن هذا النوع من
التنظيم أكثر شيوعاً واستخداماً من قبل المنظمات وإدارة المبيعات، حيث يتم تطوير
الإعلان، المبيعات، بحوث التسويق، أو أقسام هذه الأنشطة، وبعد ذلك يتم جمع هذه
الأنشطة ذات العلاقة سوية في إدارة متخصصة. إن هذا النوع من التنظيم يستخدم في
أغلب الأحيان من قبل الشركات التي لها عدد صغير من المنتجات المتشابهة، ولا يوجد
رئيس تنفيذي وحيد مهما كان هذا الشخص يتصف بالقيادة والمرونة والمهارة يستطيع إن
يعالج ويتابع مسؤوليات وأعمال المنظمة الكبيرة والمعقدة نسبياً لاختلاف طبيعة عمل
كل قسم لذلك فإن لكل قسم سوف يكون هناك رئيس مسؤول عنه يمتلك المؤهلات المناسبة
والتي توافق توصيف الوظيفة أو النشاط.
أما مدير المبيعات فإن لديه الصلاحيات
الكاملة على العاملين في إدارة المبيعات كما في الإدارات الأخرى كالترويج، بحوث
تسويق، وغيرها داخل التنظيم. ومن ضمن التنظيم الوظيفي: (التنظيم وفقاً لوسائل
الاتصال و التنظيم المركب).
فوائد
هذا التنظيم:
أ.
زيادة فعالية
ودور رجال البيع.
ب.
تستطيع المنظمة
التركيز على بعض المهام الحرجة.
ت.
تحدد المصادر
بشكل دقيق لاختبار القوى البيعية وذلك لتخصص الأنشطة والأعمال.
ث.
يزيد من تخصص
العمل وتركيز الجهود.
ج.
يكسب العاملين
مهارة وخبرة ومقدرة في التعامل مع الظروف المحيطة.
مشاكل
هذا التنظيم:
أ.
يتطلب إنفاق
وتكاليف عالية للحصول على رجال بيع متخصصين.
ب.
الزبائن يمكن
أن يكونوا مشوشين.
ت.
قد يتلقى رجال
البيع التوجيهات من أكثر من جهة مما يضعف أدائهم، ويولد ازدواجية وتداخل
بالتوجيهات والأعمال.
التنظيم وفقاً
لوسائل الاتصال:
فوائد
هذا التنظيم:
أ.
الانتشار
الواسع من خلال إمكانية الاتصال بالزبائن على مساحة واسعة من الرقعة الجغرافية
داخل وخارج البلد.
ب.
تقليل تكاليف
فتح نقاط البيع، توظيف رجال البيع، بناء أو إيجاز المتاجر، الترتيب الداخلي،
الديكورات.
ت.
تحقيق اتصال مباشر
مع الزبون من خلال معرفة معلومات دقيقة عنه، مكان السكن، الاسم، الموقع، الحاجات
والرغبات من خلال الحوار معهم، إقامة علاقة مع الزبون.
مشاكل
هذا التنظيم:
أ.
قد تكون ثقة
الزبون بالشخص المتصل ضعيفة مما لا تشجعه على الشراء.
ب.
قلة المعلومات
المقدمة مما يؤثر على خلق إدراك واسع عن المنتج.
ت.
قد يكون
الاتصال في وقت غير مناسب، وقد لا يهتم الزبون به كثيراً وخاصة بالرسائل التي ترد
على هاتفه أو موقعه.
ث.
قد لا يستجيب
الزبون للرسائل التي ترسل إليه عن طريق البريد.
التنظيم
المركب:
فوائد
هذا التنظيم:
أ.
تحديد طبيعة
الاتصال المسموح به والجهة المتصل بها.
ب.
التنوع في
الأعمال والأنشطة.
ت.
التعامل مع عدد
كبير من المنتجات، الوسطاء، الزبائن.
ث.
التعامل في
رقعة جغرافية واسعة.
ج.
يمنع التداخل
ما بين أعمال الإدارة.
ح.
يحتاج لعاملين
متخصصين بعملهم بشكل دقيق.
خ.
يتطلب منح
الصلاحيات أي الاعتماد على مبدأ اللامركزية في الإدارة.
مشاكل
هذا التنظيم:
أ.
صعوبة السيطرة
على جميع الأنشطة بشكل كامل.
ب.
صعوبة الرقابة
على الأداء.
ت.
العاملين لا
يمتلكون معلومات كافية عن أعمال الآخرين، السلع، الخدمات، المناطق، الأسعار.
انتهى الفصل الثالث
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق